De informele aanpak houdt in dat mensen die een bezwaarschrift hebben ingediend gebeld worden. In het gesprek wordt afgetast wat de beste manier is om een bezwaarschrift te behandelen: moet het besluit uitgebreider worden toegelicht of is bemiddeling mogelijk. Voor deze manier van werken is een andere houding nodig. Je verdedigt niet het besluit dat je hebt genomen, je luistert naar wat een ander van je besluit vindt en gaat daarover in gesprek.

Start traject

Om de informele aanpak in te voeren, zijn via internet plannen van aanpak en implementatieplannen te vinden. Mijn ervaring is dat beginnen met een klein groepje enthousiaste medewerkers het meest effect heeft. Niet moeilijk doen, gewoon beginnen. En daarbij kan Z!nt helpen!

De hulp bij het implementeren houdt het volgende in:

• samenstellen van een groep medewerkers die een start maakt met de informele werkwijze;
• geven van een training gespreksvaardigheden;
• het maken van praktische afspraken over hoe de informele werkwijze wordt uitgevoerd;
• advies geven over de nieuwe werkwijze aan leidinggevenden en bestuurders;
• aanpassen van brieven (bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging van het bezwaar en de uitnodiging voor de hoorzitting);
• een-op-een-begeleiding van medewerkers bij de behandeling van het bezwaar.

Ik werk tijdens dit implementatietraject samen met de secretaris van de commissie bezwaarschriften.