Begin december 2021 was ik aanwezig op het thuiscongres van de MfN. Ik bezocht op het digitale mediationplein de stand van de Vereniging van mediators bij de overheid (VMO). Thuiscongres ….. digitaal mediationplein …… Twee jaar geleden had ik niet geloofd dat een digitaal congres leuk en leerzaam zou kunnen zijn.  Het MfNcongres was goed georganiseerd en er was volop gelegenheid om andere mediators te ontmoeten. Altijd op zoek naar interne mediators kwam ik Jacobien Kleve tegen, bestuurslid van de VMO én intern mediator bij de gemeente Steenwijkerland. We maakten een afspraak voor een interview. Hieronder haar bijzondere verhaal.

Hoe ben je intern mediator geworden?

“Het begon in 2010. Ik werkte voor de gemeente Meppel en vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken werden gemeenten uitgenodigd om te pionieren met mediationvaardigheden. Op grond van de ervaringen van deze pionier gemeenten werd de informele aanpak meer vormgegeven. Het hield bijvoorbeeld in dat inwoners die een bezwaar hadden ingediend, gebeld werden om te horen wat er precies aan de hand was. Het telefoongesprek werd ook gebruikt om uitleg en informatie te geven en om te onderzoeken of bemiddeling mogelijk was. Ik hoorde van de goede ervaringen en begon met deze informele aanpak in de gemeente Meppel. Het was toen nog nieuw en er viel nog veel “zendingswerk” te doen. Ik begon met het stellen van terloopse vragen “Heb je al gebeld?” en “Je zou met elkaar in gesprek kunnen gaan?”. Het begon dus heel plat en heel klein. Ik was destijds vergunningverlener maar heb ook andere functies gehad, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Ik wist hoe mensen tegen elkaar op konden lopen. Mede met deze praktische ervaringen in gedachten ben ik cursussen gespreksvaardigheden gaan geven aan medewerkers. Daarbij maakte ik inzichtelijk hoe de inzet van mediationvaardigheden kon helpen bij het voorkomen van onvrede. En ik stelde hen de vraag: Hoe kun je het anders doen?”.  

Je zit in een pool met interne mediators, vertel daar eens meer over?

“De pool is ontstaan doordat je het risico loopt niet als onafhankelijk te worden gezien. Ik hoor tenslotte bij de organisatie en kan dus partijdig lijken. Voor het geval ik dit gevoel niet zou kunnen wegnemen, wilde ik naar een andere mediator kunnen doorverwijzen. Ook kwam het voor dat ik zelf geen tijd had om de mediation te doen.  Ik zocht contact met interne mediators van omliggende gemeenten. Dat was het begin van de pool. We hebben samen het minimaal nodige afgesproken, dat is meteen onze succesfactor geweest. Wel was MfN registratie verplicht en hebben we de beroepsaansprakelijkheidsverzekering met elkaar geregeld. Verder hebben we elke gemeente vrij gelaten om die zaken in te brengen waarvan zij denken dat het met mediation of informeel gesprek kan worden opgelost. Vervolgens zijn we voor een jaar begonnen, hebben we dat jaar afgesloten met een positieve evaluatie en nu is de pool een vaste werkwijze. De mate van inbreng van mediations in de pool is per gemeente nog steeds verschillend. De ene gemeente houdt daarbij meer kwesties onder zich en probeert het conflict zelf op te lossen terwijl een andere gemeente een kwestie eerder overdraagt aan de pool. Beide is goed. Voor alle gemeenten geldt dat mediation niet op zichzelf staat, het is er ook om signalen op te vangen en daar wat aan te doen. We kunnen dus ook voorstellen doen om verbeteringen door te voeren. Zo kan van mediation ook geleerd worden.”

Wat is de stand van zaken van de pool nu?

“Het was een pilot van een jaar en die voorzag in een duidelijke behoefte. Onlangs is de pool opnieuw geëvalueerd. Conclusie daaruit is dat er nog steeds mooie resultaten behaald worden. Conclusie is ook dat de positie van de interne mediator in de pool steviger vastgelegd moet worden, bijvoorbeeld door beschikbare uren vast te stellen en er formatie voor vrij te maken. Met dat bestuursvoorstel zijn we nu bezig.”

Van Meppel naar Steenwijkerland?

“Ik ben nu intern mediator in dienst bij de gemeente Steenwijkerland voor 12 uur per week. Dat betekent voor mij dat ik geen andere functie naast het mediatorschap meer heb. Ik ben blij dat de gemeente Steenwijkerland de keus heeft gemaakt om een overheidsmediator aan te stellen. Het betekent dat mediation daar een volwassen plaats heeft binnen de organisatie en dat getuigt van visie.”

 Wat doe je als intern mediator?

“Binnen het team van juristen heb ik een volwaardige plek om te kijken wat er op de informele manier kan worden opgelost. Of het nu om mediation gaat of over andere informele aanpak. In de praktijk voer ik eerst verkennende gesprekken met partijen, in geval van bezwaar waarna we kunnen besluiten hoe de aanpak kan zijn. Ook voer ik gesprekken met collega’s om te kijken hoe we ontstane onvrede en conflict in goede banen kunnen leiden; ik vind het leuk om mee te denken en vind dat collega’s zelf ook ongelofelijk veel goede inzet hebben om ervoor te zorgen dat de relaties goed en werkbaar blijven. Daar gaan we dan samen voor.

We bespreken de bekende voordelen van interne mediation, je kunt snel bij een dreigend conflict worden betrokken en het in de kiem smoren. Daar voegt Jacobien aan toe: “Een kwestie of een begin van onvrede heeft van zichzelf de neiging om uit te groeien. Als dat gebeurt gaan als het ware “de haringen de grond in” en wordt het conflict mogelijk groter. Als je het klein kunt houden, kun je het vaak ook klein oplossen.”

Gevraagd naar een goede of een slechte ervaring vertelt Jacobien wat zij de afgelopen jaren heeft geleerd.

“Ik heb vooral geleerd om de voortgang in de aanpak te houden. Voortgang betekent ook in beweging blijven en daar spreek ik mensen ook op aan; we zijn tenslotte bezig om een kwestie op te lossen samen. Dat betekent concreet ook dat je de telefoon opneemt of terugbelt, afspraken nakomt en je niet op het laatste moment afzegt. Achteraf gezien was ik soms te lang met een mediation bezig. Ik denk dat ik bang was om het los te laten want wat doen partijen als de mediation geen resultaat heeft? Dan wordt het een langdurig juridisch conflict en dat wilde ik voor hen voorkomen. Dat idee heb ik losgelaten. Partijen moeten bewegen. Welke kant op en hoe dat is natuurlijk aan hen.”

 Hoe maken we andere organisaties enthousiast?

“De winst van een interne mediator is dat je op de werkvloer iemand hebt met wie je kunt overleggen als je in een contact met een inwoner vastzit en een conflict dreigt.  De interne mediator kan medewerkers dan begeleiden en coachen. Je geeft ze op die manier een zetje om het op een goede manier zelf op te lossen. Dat is de winst. Daar heb je een interne mediator voor, misschien nog wel meer dan voor de mediations zelf.“

Mijn interviews eindig ik altijd met de vraag: Heb je een voorwerp of beeld waar je inspiratie uit haalt?

Jacobien stuurt me een foto zien van een kunstwerk dat bij haar thuis aan de muur hangt. Het is een  een reproductie van Rita Lentz, getiteld: “Panta Rhei”. Ze vertelt: “De titel spreekt al aan door zijn betekenis, het geeft beweging of stroming aan. Ook in een mediation stroomt het en zijn belangen en zaken in beweging. Dat is in het werk van Rita Lente mooi in beeld gebracht. Je ziet hoe delen afgebakend zijn, maar ook hoe ze elkaar weerspiegelen en ook elementen met elkaar delen. Voor mij geeft dit heel mooi weer wat er in mediation gebeurt.”

Januari 2022