De afgelopen weken reisde ik met Buddy-the-Van door Nederland en interviewde mediators over hun ervaringen met mediations bij de overheid. Het leverde mooie verhalen op, van mediators. Maar wat zijn de ervaringen van partijen zelf? Waarom deden zij mee aan de mediation, zouden ze het weer doen, hebben ze tips voor anderen? Hans Bekkers deed in 2019 een mediation voor de provincie Gelderland en vond partijen bereid om over hun ervaringen te vertellen. Ik sprak de vertegenwoordigers van de bewoners, de Omgevingsdienst regio Arnhem (Odra) namens de provincie, de gemeente in West-Betuwe (ambtenaar én bestuurder) en het betrokken bedrijf. Hieronder hun verhaal.

Alle partijen zijn het over één ding eens: de tijd was rijp om echt met elkaar in gesprek te gaan. Er waren veel procedures gevoerd, er liepen nog procedures, er waren winnaars en verliezers. Partijen praatten niet met elkaar, kwamen niet verder en er ontstond een patstelling. In een gezamenlijke en ongemakkelijke bijeenkomst viel het woord “mediation”. Iedereen stond er direct voor open. De provincie, de gemeente en het bedrijf maakten er geld voor vrij . Via Google werden mediators gevonden en aan partijen voorgesteld. De gezamenlijke keuze viel op Hans Bekkers. “Vanwege zijn militaire achtergrond” zeggen de bewoners. Hij kan zeggen (tijdens het interview geeft de vertegenwoordiger van de bewoners een harde klap op tafel): ”Nu is het afgelopen”. Als ik vraag of hij dat ook deed wordt geantwoord: ”Zeker, op zijn manier”.

De eerste bijeenkomst herinneren partijen zich goed. Het begon met een voorstelronde, want niet iedereen kende elkaar of had elkaar “in het echt” gezien. Het bedrijf vertelt me verbaasd te zijn geweest en zegt: ”Het was me als nieuwkomer opgevallen dat er geen dialoog met de omgeving was. Dat ben ik totaal niet gewend. Een goede buur is beter dan een verre vriend”. Er waren veel emoties, er was veel wantrouwen en partijen hadden zich ingegraven. De vertrouwelijkheid van de gesprekken leidde ertoe dat gaandeweg meer openheid ontstond. Iedereen kon zijn verhaal vertellen zonder dat het de volgende dag op de voorpagina van de krant stond. Er ontstond harmonie, de wil om er samen uit te komen. De sfeer sloeg om van wantrouwen, naar vertrouwen. “Onbekend maakt onbemind” geven partijen aan. Als je elkaar beter leert kennen dan ontstaat er meer begrip. De Odra zegt: “De vertrouwelijke gesprekken gaven inzicht in de verschillende organisaties en in de personen. Je leert hoe je mensen moet benaderen, dat er meer achter zit dan alleen een dossier”.

Gevraagd naar interventies vertelt het bedrijf dat er aan het begin individuele gesprekken zijn geweest. Daardoor zag de mediator al vrij snel “de overlappingen met elkaar”. De gemeente herinnert zich dat de mediator ingreep als er in cirkels werd gepraat. De mediator vroeg door om de angel uit het conflict te krijgen. Hij kreeg iedereen weer op dezelfde lijn. Soms tijdens het gesprek, soms in aparte gesprekken met partijen. Partijen vertellen dat de mediator open en transparant werkte en wat hij zag benoemde. Een terugkerende opmerking van de mediator is geweest: “Ik heb het idee dat niet alles boven water komt?”. Ook voor de non-verbale communicatie had de mediator aandacht. Als iemand zuur keek, wegkeek of hoorbaar zat te zuchten, werd dat gezien en werd er een vraag over gesteld. Als een partij een opmerking maakte, werd gevraagd waar die opmerking vandaan kwam. Op die manier kwam naar boven wat onder de top van de ijsberg zat. Ook dit leidde volgens partijen tot meer begrip voor elkaar.
Alle partijen hebben tijdens de mediation weleens gedacht dat ze eruit zouden stappen. Op die momenten greep de mediator in. Hij sprak partijen individueel (in een caucus zeggen we in mediatorsland) en vroeg nog eens goed door: “Waar sta je, waar wil je heen en wat heb je nodig?”. Dat zorgde weer voor beweging en meer begrip in het volgende gezamenlijke gesprek. Alle interventies die hiervoor genoemd zijn, hadden uiteindelijk tot resultaat dat afspraken konden worden gemaakt.

In de gesprekken wordt door alle partijen verteld dat de onafhankelijkheid van de mediator essentieel is geweest. De gemeente zegt: ”Je hebt een onafhankelijke persoon nodig. Je bent als ambtenaar nooit helemaal onafhankelijk. Je hebt ook nog een formele rol in het proces. Als je zelf wilt bemiddelen dan heb je verschillende petten op. Je bent vergunningverlener, bestemmingsplanmaker, handhaver, je houdt rekening met de werkgelegenheid binnen de gemeente en met het woonklimaat voor de inwoners. Het helpt dan als iemand de zaak objectief kan begeleiden en boven partijen staat”. Het bedrijf vindt de onafhankelijkheid onmisbaar omdat de mediator daardoor het vertrouwen geniet: ”Als je het aan een partij vertelt, dan weet je niet hoe hij de informatie gaat gebruiken. Daarvoor is een onafhankelijk iemand belangrijk”.

Op mijn vraag of er ook nadelen aan een mediation verbonden zijn, antwoorden de bewoners dat de vertrouwelijkheid voor hen voordelen én nadelen had. Ze konden als woordvoerders niet alles wat besproken werd terugkoppelen aan de groep die ze vertegenwoordigden. Zonder dat ik er naar vraag, geven ook de Odra en de gemeente aan dat dit deel van de vertrouwelijkheid voor de bewoners lastig moet zijn geweest. Zij staan middenin de plaatselijke samenleving. Zij komen hun achterban in het dagelijkse leven tegen en worden bevraagd over de gesprekken in de mediation. Over nadelen gesproken, geven alle partijen verder aan dat een mediation alleen werkt als iedereen bereid is om de grenzen op te zoeken. Bewoners: ”Niemand moet zijn zin doordrijven. Het gaat er om om met elkaar een oplossing te vinden. Er moet niet één partij maatgevend zijn. Het is geven en nemen”.

De Odra vraag ik of zij juridische belemmeringen hebben ervaren. Ik begrijp dat dit inderdaad een dilemma is geweest bij de afweging of de provincie wel of niet aan de mediation zou mee doen. Omdat de provincie het belangrijk vond dat partijen eruit zouden komen, is besloten om in de mediation mee te bewegen en juridische knelpunten voor te leggen aan de gedeputeerde.

De interviews zijn een jaar na de ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Het is onvermijdelijk dat in alle gesprekken die ik heb het vervolg met elkaar wordt besproken. In de vaststellingsovereenkomst staat een tijdpad. Het blijkt in de praktijk weerbarstiger dan verwacht om dit tijdpad vast te houden. Vertraging geeft druk op het proces en op de verhoudingen. Maar ook hier blijkt dat de mediation een goede investering is geweest. Partijen hebben structureel overleg met elkaar en de sfeer is nog altijd goed. Vóór de mediation was er een tweedeling. De Odra praatte met het bedrijf en de gemeente met de bewoners. Die tweedeling is weg. Partijen geven allemaal aan zich ervan bewust te zijn dat ze de vaart erin moeten houden.

Als ik vraag om adviezen voor anderen die mediation overwegen zegt de gemeente dat je het altijd een kans moet geven. De gemeente adviseert om een mediator te nemen die bij je past. Herhaald wordt wat eerder in het gesprek naar voren kwam: in gesprekken heeft de gemeente verschillende petten op, het is prettig om een onafhankelijke voorzitter te hebben. Ook de bewoners vinden dat je mediation altijd een kans moet geven. Zij adviseren om goed te letten op de formulering van de geheimhoudingsclausule. Zij komen ook met een leerzame aanvulling: ”Denk niet dat een mediation een compromis in het midden is. Het is een uitkomst waar je allemaal achterstaat”.
De Odra adviseert om aan elkaar de stappen te laten zien die gemaakt worden. In een mediation zijn partijen soms ongeduldig en willen snel resultaat zien. In de praktijk werkt dat anders. Als je dat aan elkaar laat zien leidt dat tot begrip over en weer.
Het bedrijf adviseert mediation met name als er meerdere partijen betrokken zijn. “Met twee of drie partijen moet je er zelf uit kunnen komen. Met meerdere partijen is een mediator als onafhankelijk gespreksleider onmisbaar”.

De medewerker van de Odra komt aan het eind van het gesprek terloops met een opmerking die ik bijzonder vind: ”We leven in een klein landje met veel bedrijvigheid. Communicatie wordt steeds belangrijker. Ik heb de basisopleiding mediation afgerond. Het helpt me ook in mijn baan als projectleider. Aan die vaardigheden hebben we allemaal wat”.

Ik eindig met de enthousiaste woorden van de (oud) bestuurder van de gemeente: ”Mediation is geen modegril, het gaat beklijven. Ik heb vanuit de praktijk gezien dat het werkt”.